Başarılı Toplantı Nasıl Yapılır?

Meetings yaygın yanlış anlaşılır güçlü bir araçtır. Birçok profesyonel gibi, kötü yönetilen toplantıların acısını ve hayal kırıklığını gösteren birçok Dilbert çizgi romanını okudum ve keyif aldım. Aslında, hayal kırıklığı toplantılarından payımdayım. Kötü toplantıların ne kadar yaygınlaştığını gösteren kısa bir örneği sizinle paylaşacağım. Sonunda, sizi başarıya hazırlayacak yedi alışkanlığı – kullandığım en güçlü toplantı önerileri – ele alacağım.

1. Yazılı Gündemi Önceden Alın

Bir konuyla ilgili tartışma yapmak için belirsiz niyetler nadiren üretken bir notla bitiyor. Ajandalara yeni başlıyorsanız, görüşülecek konuların bir listesini içeren bir form listesiyle başlayın ve toplantıya toplantıdan en az bir gün önce katılımcılara materyal sağlandığından emin olun. Daha iyi sonuçlar elde etmek için, katılan herkesin aynı bilgilere sahip olması için gündem hakkında arka plan bilgisi sağlayın.

Peki ya gündemsiz bir toplantıya katılmanız istendiğinde? “Bana toplantı hazırlayabilmem için bana gündem gönderebilir misiniz?” Diye sorun.

İpucu: Bir projedeki haftalık durum toplantısı gibi sık sık yapılan toplantılar için bir toplantı şablonu oluşturarak zaman kazanabilirsiniz. Bunu uygulamaya koyduktan sonra, gündem hazırlamak boşlukları doldurmaktan ibarettir.

2. Katılımcı Listesini Gözden Geçirin

Toplantı odasındaki insanlar verimliliğinizi arttırır veya bozar. Kilit kişinin – yönetici ya da yönetici – bulunmadığı MANY toplantılarına katıldım. Sonuç olarak, önemli kararlar alınamaz.

Toplantı Organizatörleri için: toplantıya katılan kişilerin sayısını sınırlayın. Toplantıların amacı karar vermek ve işlerin yapılmasını sağlamaktır. Çoğunlukla, toplantılar basitçe bilgi paylaşmanın en iyi yolu değildir (istisna: toplantılar hassas bilgilerin paylaşılmasına yardımcı olur)

Toplantı Katılımcıları için: odaya girmeden önce katılımcı listesini okuyun. Bilmediğiniz isimleri gördünüz mü? Öyleyse, onları kuruluşunuzun dizininde (ya da LinkedIn’de) aramayı düşünün. Toplantılar söz konusu olduğunda sürprizler senin arkadaşın değil.

3. Toplantıyı Saate Göre Yönetin

Etkili bir toplantıda saati izlemek önemlidir. Hiç kimse zamanın yönetimini üstlenmiyorsa, dikkatsiz ve odaklanmamış olmak kolaydır. Unutma – insanlar bir toplantıya katıldıklarında başka hiçbir şey yapamazlar. Zaman sayım yap!

Toplantı Organizatörleri için: toplantıya zamanında başlamak ve zamanı (veya birkaç dakika erken!) Bitirmek, organize bir kişi olarak saygınlığınızı hızla artıracaktır. Büyük veya karmaşık bir toplantı yapıyorsanız, bir meslektaşınızdan zaman bekçisi olarak hizmet etmesini isteyin. Toplantıları saate göre yönetmek sizin için zorsa, otopark alışkanlığı (aşağıdaki no. 4’e bakınız) bir oyun değiştirici olacaktır!

Toplantıya Katılanlar için: toplantıya erken vararak başlayın (şahsen toplantılar için 5 dakika ve konferans görüşmeleri için 1-2 toplantı öneririm). Bu, mümkün olduğunda takviminizdeki arka arkaya komisyonlardan kaçınmak anlamına gelir.

4. Konu Tartışmalarını Yönetmek için “Otopark” ı kullanın

Bir toplantı kolaylaştırıcısının ilk kez park yeri kullandığını ilk gördüğümde etkilendim. Bu yardımcı cihaz iki faydalı işlevi yerine getirir. Birincisi, toplantının belirtilen gündemde odaklanmasını sağlar. İkincisi, otopark, katılımcılar tarafından yükseltilen önemli noktaları kabul eder.

Uyarı: Gerçekten etkili olmak istiyorsanız, Otopark Alışkanlığı Follow Up alışkanlığı ile birleştirilmelidir. Aksi takdirde, sadece diğer insanları tanıdığına dair bir şov yaptığınız için itibar kazanma ihtimaliniz vardır.

Bir toplantı düzenleyicisi olarak, otopark konseptini kullanmak için birkaç adım.

Toplantının başında, herkesin tartışmalarını gündeme odaklamasını beklediğinizi açıklayın. Ayrıca, bu kuralın toplantının üretken kalmasına ve zamanının sona ermesine yardımcı olacağını açıklayın.
Toplantı gündem belgesini rehber olarak önünüzde tutun.
Her gündem maddesi içinden geç
Tartışmayı izleyin ve katkıda bulunun
Birisi gündemle ilgili olmayan ilginç bir noktaya değindiğinde, şunları söyleyin: “Bu nokta için teşekkür ederiz, Tim. Ancak, Microsoft Visual Studio araçları bu toplantının amacının ötesine geçer. Bu eşyayı park yerine yazmama izin verin, bu noktayı doğru zamanda keşfedebilmemiz için e-postayla göndereceğim toplantı notlarına ekleyeceğim. ”

5. Önemli Noktaları ve Kararları Prewire

Zaman zaman toplantılarda büyük kararlar tartışılacaktır. Hangi projelerin finanse edileceğine veya hangi projelerin iptal edileceğine dair bir karar olabilir. Bunun gibi ciddi kararlar için ön kablolama alışkanlığı gerekir. Temelde, toplantıdan önce karar hakkında toplantıdan önce insanlarla birebir iletişim kurarsınız. Zaman alırken, bu yaklaşım başarı şansınızı arttırır (ve diğer toplantı katılımcılarına sürpriz yapmayı da önler).

İpucu: Ön tel konsepti hakkında geniş kapsamlı bir tartışma için, mükemmel Yönetici Araçları podcast: Toplantıya Nasıl Prewire Edilir’i tavsiye ederim .

6. Kendiniz İçin Not Alın

Toplantılarda not almak çok önemli bir beceridir ancak çoğu zaman insanların bunu yapmayı unuttuklarından sıkıldım. Bir toplantıda not almanın temel nedeni, size yönlendirilen soruları veya ödevleri kaydetmektir. Katılımcıların ve organizatörlerin notlara nasıl etki edebileceğine bakalım.

Bir bilgisayar, tablet veya başka bir cihaz kullanmak yerine bir kağıt defterde (örneğin bir Moleskine defter veya benzeri bir şey) not alın. Toplantıya odaklanmak için fantastik yetenekleriniz olsa bile, başka kişiler bilgisayarda not alırsanız toplantıya dikkat etmek yerine “e-postaya yetişiyor” olduğunuzu varsayabilir.

Toplantı Organizatörleri için not alma: Toplantıya katılanlara dakikalar veya toplantı özeti göndermeyi planlıyorsanız, bunu toplantının başında söyleyin ve ne içereceğinizi açıklayın. Toplantı tutanaklarını, hatta bir kaç paragraf veya madde işareti bile göndermek, en iyi yöntemdir.

Toplantı Katılımcıları için not alma: Gündemin bir kopyasını alın ve not almak için bu belgeyi kullanın. Toplantıda verilen kararlara ve sizin tarafınızdan daha fazla araştırma veya işlem yapılması gerekenlere odaklanın.

7. Toplantının Takibi

İzlemenin sanatı ve bilimi hayati bir profesyonel alışkanlıktır ve toplantılar bağlamında da önemlidir. Toplantı ipuçlarına gelince, zamanında takip etmek stresi yönetmek ve başkaları üzerinde iyi bir izlenim bırakmak için harika bir yoldur. En iyi sonuçlar için, toplantıyla aynı günde takip etmenizi (örneğin, telefon görüşmesi yapmak, e-posta yazmak vb.) Öneririm. Çok önemli konular için, bir çözüme ulaşana kadar takip etmeye devam etmek için tercih ettiğiniz takvim veya görev yönetimi aracınızı not edin.